Как внедрить систему учета рабочего времени в коллективе

При внедрении систем учета и контроля рабочего времени руководитель неизбежно сталкивается с противодействием сотрудников. Это вполне логично и объяснимо – люди ожидают, что вслед за этим последует либо ужесточение дисциплины, либо наказание виновных. В общем, как считают сотрудники, ничего радостного. Сопротивление может выражаться как в кулуарных разговорах, так и в открытом саботировании системы.

Как разработчики онлайн-сервиса Yaware для учета времени за компьютером мы часто отвечаем на вопросы клиентов именно на стадии внедрения:

  • как правильно представить нововведение коллективу?
  • как ответить на неизбежные вопросы сотрудников?
  • как прописать внедрение системы учета рабочего времени в договоре?

Yaware – это система, которая устанавливается на компьютеры сотрудников и позволяет контролировать эффективность их работы. Yaware собирает информацию о времени работы за компьютером, использовании программ, сайтов, может делать скриншоты экрана.

Обобщив наш опыт и опыт клиентов, мы подготовили несколько рекомендаций по внедрению системы учета рабочего времени в коллективе.

Шаг 1. Организуйте информирование

Расскажите сотрудникам о сути и задачах внедрения учета времени. Если у вас небольшой коллектив, вы можете сделать это на общем собрании. Если у вас большая компания, сообщите о нововведении руководителям отделов или HR-менеджеру и поручите провести небольшое собрание в каждом отделе.

Люди боятся неизвестного. Не имея достаточной и достоверной информации, они домыслят ее. В разговорах сотрудники будут рисовать друг другу картины одну страшнее другой. В результате самые пессимистически настроенные сотрудники «накрутят» и себя, и весь коллектив.

Расскажите о целях

Цель внедрения учета времени может звучать так:

«Вы знаете, что в последнее время мы много планируем, но часто не укладываемся в сроки. Поэтому мы вводим учет времени, чтобы понять, куда уходит рабочее время».

или

«Вы знаете, что наша команда увеличилась. Нам сложно контролировать такой большой коллектив, поэтому мы автоматизируем учет рабочего времени».

Понимая мотивы руководителя, вызванные экономической или организационной необходимостью, сотрудникам будет легче принять даже не очень популярное нововведение (как внедрение системы учета).

Проработайте возражения

Одно из главных возражений звучит так:

«Как кто-то сможет видеть, на какие сайты я захожу? Как кто-то сможет смотреть, что происходит на экране моего монитора. Это нарушение прав (личного пространства)!»

Эти вопросы возникают оттого, что сотрудники считают свое рабочее место частной территорией.

Александр Михайлов, директор веб-студии, внедрившей Yaware, очень метко написал: «Использование имущества фирмы в личных целях по умолчанию недопустимо. Сотрудник получает деньги от шефа, сидит в офисе, арендованном шефом, за техникой и мебелью, которую купил шеф, в интернете, который оплачивает шеф. Все это принадлежит не сотруднику, и от последнего требуется трудиться, для этого его и брали на работу. Если сидишь в интернете по своим делам регулярно, то, по сути, ты обворовываешь свою компанию. Но так как люди — не роботы, то до маразма доходить не нужно».

Главная мысль, которую нужно донести до сотрудников – это то, что работодатель покупает рабочее время и ожидает от сотрудника исполнения его рабочих обязанностей. Но, как правильно заметил Александр, важно не перегибать палку. Именно поэтому в большинстве компаний сотрудникам помимо перерыва выделяется дополнительно процент времени (10-15%) для отдыха – чтобы переключиться.

Второе, наиболее частое, возражение звучит так: «Мне не доверяют». Сотрудники, которые давно работают, действительно могут расценить внедрение учета времени как факт недоверия. В этом случае важно объяснить, что система вводится не для проверки, а для повышения эффективности работы. Для таких сотрудников важно очень четко описать преимущества внедрения учета времени. Об этом в следующем пункте.

Расскажите о выгодах для сотрудников

Лучший способ работы с возражениями – показать сотрудникам их выгоды от использования системы. Выгоды сотрудников могут включать: учет переработок и работы в выходные дни, возможность доказать перегруженность, прозрачность в вопросах оплаты труда.

«Очень важно было донести позитив установки Yaware, в первую очередь, до самого сотрудника, не до руководства. В нашей компании нет штрафов или наказаний, только позитивная мотивация. Мы решили добавить показатели из Yaware в качестве дополнительно аргумента к карьерному или финансовому росту. Любая активность сотрудника у руководства как на ладони, и можно выстроить очень позитивный и аргументированный диалог». – Об опыте внедрения учета времени в студии FreshIT

Шаг 2. Назначьте ответственных за работу системы

Сотрудники должны знать, к кому они могут обратиться с техническими вопросами, с вопросами интерпретации данных (например, почему программа считает время так, а не иначе). Чтобы эти вопросы не отвлекали внимание сотрудников, назначьте ответственных, которые смогут быстро их прояснить. Например:
  • за установку Yaware на компьютерах новых сотрудников ответственен системный администратор.
  • за анализ статистики – руководитель отдела/системный администратор/HR менеджер.

Шаг 3. Оформите использование системы учета времени юридически

Внедряя систему учета времени за компьютером, нужно быть готовым к вопросу о законности с юридической стороны.В Российской Федерации данный вопрос регулируется ст.ст.ст. 15,21 и 189 Трудового кодекса РФ. Вкратце – работник обязуется:
  • добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;
  • соблюдать правила внутреннего трудового распорядка организации;
  • использование работником компьютера должно быть направлено на выполнение его трудовых обязанностей и осуществляться в рабочее время.
Условие о возможности использования работодателем системы учета времени можно включить и в трудовой договор. Данное условие можно включить в раздел «права и обязанности сторон» либо в раздел «Особые условия». Можно включить данное условие в оба раздела одновременно.

В раздел «права и обязанности сторон» – права работодателя: «Работодатель имеет право устанавливать на компьютеры программное обеспечение Yaware, предназначенное для учета рабочего времени за компьютером».

В раздел «Особые условия»: «Стороны по настоящему договору подтверждают, что работник уведомлен о возможности использования работодателем на рабочих компьютерах организации программного обеспечения Yaware. Назначение данной программы, ее возможности и принципы действия работодателем работнику разъяснены».

Третий вариант

Руководитель предприятия издает приказ об установке программного обеспечения, с которым сотрудники должны ознакомиться.

Заключение

Наш опыт показывает, что добросовестные сотрудники, которым нечего скрывать, лояльно относятся к внедрению системы учета рабочего времени. Более того, начинают использовать бесплатную версию в личных целях.

Но, безусловно, лояльного отношения можно ожидать тогда, когда сотрудники будут воспринимать новую систему не только как кнут, но и пряник. И когда добросовестные сотрудники будут видеть, что их работа оценена, а те, кто раньше жили за счет других, теперь вынуждены меняться

Источник: e-xecutive.ru

Компания Yaware на мультиконференции “IT для бизнеса”

Украина, Киев 10 — 11 апреля 2013 года. Компания Yaware, разработчик онлайн-сервиса для учёта рабочего времени сотрудников, выступила с двумя докладами на мультиконференции “ИТ для бизнеса”.

Руслан Савчишин, директор и сооснователь компании Yaware, выступил с темой “SaaS для бизнеса: мода или возможности?” в категории “CLOUD 2B” — “облачные” технологии.

В докладе были рассмотрены актуальные вопросы о внедрении SaaS, а именно:

  • Какие мифы связаны с SaaS;
  • Когда и кому выгодно использовать SaaS;
  • Как обеспечить безопасность данных;
  • На что обращать внимание при работе с SaaS провайдером.

Второй доклад от имени Yaware представила Ольга Пачесная — HR менеджер одной из крупнейших студий интернет-маркетинга Украины, компании Netpeak. Компания Netpeak использует Yaware уже более полутора лет. Ольга Пачесная представила участникам 5 практических кейсов применения программы учёта рабочего времени Yaware в своей компании:

  • учет рабочего времени офисных сотрудников;
  • учет отработанного времени при работе из дома;
  • определение загруженности персонала;
  • анализ причин, которые приводят к недостижению планов;
  • повышение уровня продуктивности персонала.

В конференции также приняли участие лидеры российского и украинского рынка IT: webinar.ru, Microsoft, “Мой склад”, Terrasoft, Е-Консалтинг, EMC, Comdi и др.

Компания Yaware в очередной раз заявила о себе, как о стабильной, динамично развивающейся компании, которая с помощью IT-разработок решает вопросы управления рабочими процессами.

Справка:
Компания Yaware основана в 2010 году. Разрабатывает и распространяет решение для учёта рабочего времени сотрудников за компьютером через Интернет.
Сегодня более 500 компаний в Украине, России, Белоруссии, Эстонии используют Yaware для контроля сотрудников и учёта рабочего времени.

Пресс-центр компании «Yaware»:
тел.: +38 (044) 360 45 13
email: press@yaware.com.ua
сайт: www.yaware.com.ua

Бизнес в облаках: сервис учёта времени Yaware вырос в 3 раза за год

Yaware

20 декабря 2012 г. Компания Yaware, разработчик онлайн-сервиса для учёта рабочего времени за компьютером, подводит итоги 2012 года.

Компания реализовала много планов в уходящем году: сервис стал мультиплатформенным, выпустив приложение для учёта времени на Linux и Mac, зарегистрировал 10-тысячного пользователя, вошёл в 30-ку лучших стартапов 2012 года и добавил ряд полезных опций. Суммарно Yaware подсчитал за год 1 421 814,83 часа рабочего времени.

Технические нововведения


Сервис стал поддерживать все популярные OS: Windows, Linux и Mac. Это значит, что программу для учёта рабочего времени можно установить на компьютерах всех сотрудников, независимо от того, какой операционной системой они пользуются. Для установки нужно создать учётную запись на сайте Yaware и скачать приложение.

Разработчики Yaware выпустили приложение для Android и iPhone — бесплатный бонус для пользователей сервиса. Используя мобильные приложения, руководители могут контролировать присутствие сотрудников на рабочем месте и эффективность их работы прямо с мобильного.

В сервисе появились гибкие настройки прав доступа, которые позволяют руководителю делегировать обязанности по управлению аккаунтом ответственным сотрудникам. Например, делегировать оплату бухгалтеру, предоставив доступ к разделу Оплата, делегировать установку системному администратору, предоставляя доступ к разделу Установка и Настройка.

Сервис стал доступен для юридических лиц из России. Российские компании могут оплатить подписку на сервис через Softkey — супермаркет лицензионного программного обеспечения. Была добавлена возможность оплаты через Webmomey, одну из наиболее популярных платёжных систем. Подробнее о стоимости Yaware: http://www.yaware.com.ua/prices.

Компания заявила о себе в таких областях


2012 год ознаменовался победами:
— год начался с попадания Yaware в 5-ку стартапов 2011 года по версии онлайн-издания, посвященному интернет-бизнесу, AIN.UA;
— и закончился попаданием в 30-ку лучших стартапов по версии российского агентства интернет-рекрутинга Pruffi.

Размер клиентской базы увеличился более чем в 3 раза. Отпраздновали регистрацию 10-тысячного пользователя. В честь этого провели совместную акцию с гуру российского тайм-менеджмента, Глебом Архангельским.

В течение 2012 года были открыты региональные представительства в Польше, Чехии, России, США.

Yaware внедрили в маркетинг-агентствах, издательствах, онлайн-магазинах и офлайновых розничных сетях, производственных, транспортных, проектных компаниях.

В 2012 году о Yaware написали такие авторитетные издания: Forbes, Генеральный Директор, Инвест-Газета, MacRadar, Ain, Softkey, Фокус.ua.

Руслан Савчишин, директор компании Yaware:
«В течение нескольких лет мы наблюдаем рост интереса со стороны рынка к облачным продуктам. 2012 год стал удачным и для Yaware.

Количество клиентов выросло в 3 раза, выпустили приложения для Android и iOS, открыли новые представительства. До этого времени в СНГ не было решения по автоматическому учёту времени, которое поддерживало бы все 3 платформы (Windows, Linux, MacOS).

Мы строим долгосрочный фундамент для развития нашего продукта и планируем закрепиться на позиции лидера SaaS-решения по учёту рабочего времени для среднего и малого бизнеса».

Справка:
Компания Yaware основана в 2010 году. Разрабатывает и распространяет решение для учёта рабочего времени сотрудников за компьютером через Интернет.
Сегодня более 500 компаний в Украине, России, Беларуси, Эстонии используют Yaware для контроля сотрудников и учёта рабочего времени.

Контакты:
Пресс-центр компании «Yaware»:
тел.: +38 (044) 360 45 13
email: press@yaware.com.ua
сайт: www.yaware.com.ua

Сервис для учёта рабочего времени Yaware выпустил версию для iPad и iPhone

Yaware для iOS
Украина, 22 октября 2012 г.
Компания Yaware, разработчик онлайн-сервиса для учёта рабочего времени за компьютером, сообщает о выпуске приложения для iPad и iPhone. С приложением для iOS руководитель может контролировать работу сотрудников из своего телефона или планшета.

Отчёты о работе сотрудников в приложении Yaware для iOS

Приложение позволяет проанализировать опоздания, присутствие сотрудников на рабочем месте, отработанное время прямо с мобильного.
Виды отчётов:
— по времени: за сегодня, вчера, неделю, прошлую неделю, месяц;
— по сотрудникам: весь коллектив, сотрудники одного отдела, по отдельному сотруднику.

Преимуществом приложения для iPhone и iPad является то, что оно удобно в использовании и не требует большого трафика.

Удалённый контроль рабочего времени для руководителей

С приложением для iOS руководитель может контролировать работу компании за пределами офиса, например в командировке или на отдыхе. Также можно контролировать работу сотрудников в удалённых офисах и филиалах.

«Мобильное приложение Yaware для Android было широко востребовано среди наших клиентов. К нам поступали многочисленные запросы насчёт приложения Yaware для iOS. – поделился Руслан Савчишин, директор компании Yaware. — Теперь те руководители, которые хотят управлять офисом удалённо, смогут сделать это с помощью своих Айфонов и Айпадов».

Как воспользоваться приложением Yaware для iOS


Приложение для iOS — это бесплатный бонус для пользователей Yaware. Чтобы воспользоваться приложением, нужно:
1) Зарегистрироваться на сайте www.yaware.com.ua.
2) Установить онлайн-сервис Yaware на рабочие компьютеры сотрудников.
3) Установить на свой iPhone или iPad приложение Yaware для iOS. Скачать его можно с AppStore https://itunes.apple.com/us/app/yaware-for-ios/id560497148. Приложение полностью бесплатно.

О компании Yaware

Компания Yaware основана в 2010 году. Разрабатывает и распространяет решение для учёта рабочего времени сотрудников за компьютером через Интернет.
Сегодня более 500 компаний в Украине, России, Беларуси, Эстонии используют Yaware для контроля сотрудников и учёта рабочего времени.

Пресс-центр компании «Yaware»:
тел.: +38 (044) 360 45 13
email: press@yaware.com.ua
сайт: www.yaware.com.ua